Office Manager (m/w/d)

Du bist eine strukturierte, organisationsstarke Persönlichkeit und hältst im Hintergrund alle administrativen Fäden zusammen. Als Office Manager sorgst du für einen reibungslosen Ablauf sämtlicher Büro- und Verwaltungsprozesse und unterstützt aktiv die Schnittstellen zwischen Buchhaltung, Betriebsleitung, externen Dienstleistern und operativen Gewerken. Du arbeitest eigenständig, zuverlässig und lösungsorientiert, behältst auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick und denkst proaktiv mit. Gleichzeitig verstehst du dich als zentrale organisatorische Instanz im Unternehmen und trägst maßgeblich zur Effizienz und Weiterentwicklung interner Abläufe bei.

Deine Aufgaben

• Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags
• Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und Ablagesystemen
• Vorbereitung, Organisation und Protokollierung von Meetings
• Pflege und Strukturierung interner Daten und Unterlagen
• Kommunikation und Koordination mit externen Dienstleistern
• Enge Zusammenarbeit mit Buchhaltung, Betriebsleitung und Event-Team
• Steuerung der internen Kommunikation (E-Mail, Telefon, WhatsApp)
• Zuarbeit zur Buchhaltung (Belege, Kreditkartenabrechnungen, Dokumentation)
• Unterstützung bei administrativen Prozessen im Finanzbereich
• Vorbereitung und Strukturierung abrechnungsrelevanter Unterlagen
• Aufbereitung von Daten zur internen Analyse
• Erstellung von Übersichten und Reports
• Koordination von Bürobedarf und Einkauf
• Unterstützung bei Personalthemen (vorbereitende Tätigkeiten)
• Organisation interner Abläufe und Unterstützung des Tagesgeschäfts
• Tagespost und allgemeine Büroorganisation
• Beschwerdemanagement und strukturierte Nachverfolgung
• Organisation und Dokumentation von Videoüberwachung (administrativ)
• Fundbüro-Management

Das bringst du mit

• Abgeschlossene Ausbildung in einem tätigkeitsnahen Berufsbild.
• Erfahrung im Office Management, Backoffice oder in der Administration
• Strukturierte, eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationsfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools und digitalen Systemen
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren und priorisieren
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Daten
• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse

Wir bieten

• Mitarbeit in einem der renommiertesten Clubs der internationalen Marke Pacha
• Arbeiten in einem professionellen, dynamischen und internationalen Umfeld
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Eigenverantwortliches Arbeiten und Gestaltungsspielraum
• Attraktives Gehalt entsprechend der Position und Erfahrung
• Individuell verhandelbare Zusatzleistungen
• Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit Einblick in alle Unternehmensbereiche